Javno povabilo k oddaji ponudbe za organizacijo in izvedbo novoletnega prireditvenega programa v Bovcu 2026/2027

Javni zavod za turizem Dolina Soče vabi vse zainteresirane ponudnike k oddaji ponudbe za organizacijo in izvedbo novoletnega prireditvenega programa v Bovcu, ki obsega otroško in večerno silvestrovanje dne 31. 12. 2026 ter samostojen novoletni dogodek dne 1. 1. 2027 z nastopom lokalne glasbene skupine. Novoletni dogodek dne 1. 1. 2027 se izvede kot ločena prireditev in ne predstavlja nadaljevanja silvestrovanja.

• Vse prireditve v okviru novoletnega prireditvenega programa bodo potekale na Bovškem trgu v Bovcu.
• Otroško silvestrovanje dne 31. 12. 2026 se začne predvidoma ob 17.00. Čas začetka in zaključka večernega silvestrovanja dne 31. 12. 2026 ter čas izvedbe novoletnega dogodka dne 1. 1. 2027 ponudnik predlaga v ponudbi.
• Za lokalno glasbeno skupino se za potrebe tega javnega povabila šteje glasbena skupina, ki izhaja z območja Občine Bovec oziroma je s svojim delovanjem prepoznavno povezana s tem okoljem.
• V primeru okoliščin višje sile, zlasti naravnih nesreč ali izrednih vremenskih razmer, zaradi katerih varna izvedba novoletnega prireditvenega programa ni mogoča, se program odpove. Odločitev o odpovedi se sprejme po predhodnem usklajevanju med izbranim ponudnikom, Javnim zavodom za turizem Dolina Soče in Občino Bovec.

1.    VSEBINA PONUDBE

Ponudba* mora vsebovati najmanj naslednje podatke:

• naziv oziroma firmo ponudnika, naslov oziroma sedež, davčno številko ter ime in kontaktne podatke odgovorne oziroma kontaktne osebe;
• predlog naslova/naziva novoletnega prireditvenega programa ter kratek vsebinski opis in koncept izvedbe posameznih dogodkov;
• časovni razpored in podroben programski potek vsakega posameznega dogodka, iz katerega morajo biti razvidni začetek, zaključek in trajanje dogodka ter posamezne programske vsebine in aktivnosti (npr. animacija, glasbeni nastopi, DJ, povezovanje programa, odštevanje ipd.);
• seznam glasbenih in drugih nastopajočih oziroma izvajalcev programa za posamezen dogodek, pri čemer mora biti za dogodek dne 1. 1. 2027 v program obvezno vključena lokalna glasbena skupina;
• opis gostinske ponudbe hrane in pijače, ki jo bo ponudnik zagotovil v okviru posameznih prireditev;
• reference ponudnika, ki izkazujejo izkušnje z organizacijo in izvedbo silvestrovanj oziroma drugih primerljivih javnih glasbenih, zabavnih ali kulturnih prireditev;
• opis načrtovanih promocijskih aktivnosti in komunikacijskih kanalov za promocijo posameznih dogodkov na lokalni, regionalni in nacionalni ravni;
• skupno ponudbeno ceno za organizacijo in izvedbo celotnega novoletnega prireditvenega programa, izraženo v EUR brez DDV, z ločeno navedbo DDV, če ga je ponudnik dolžan obračunati, ter skupno vrednostjo z DDV. Ponudbena cena mora vključevati vse stroške, dajatve in druge izdatke, potrebne za popolno izvedbo vseh obveznosti ponudnika po tem javnem povabilu in oddani ponudbi, tako da Javni zavod za turizem Dolina Soče iz tega naslova nima dodatnih stroškov.

*Ponudniki lahko pri pripravi ponudbe uporabijo predlogo ponudbe, ki je priložena temu javnemu povabilu (Priloga 1). Uporaba predloge ni obvezna in predstavlja zgolj pripomoček za pripravo ponudbe. Ponudnik lahko ponudbo predloži tudi v drugi obliki. Ne glede na uporabljeno obliko je ponudnik odgovoren, da ponudba vsebuje vse podatke, vsebine, izjave in priloge, zahtevane s tem javnim povabilom.

2.    OBVEZNOSTI IZBRANEGA PONUDNIKA

Ponudnik mora ponudbi priložiti izpolnjeno in podpisano Izjavo ponudnika o prevzemu obveznosti (Priloga 2), s katero potrjuje, da bo, če bo njegova ponudba izbrana v okviru tega javnega povabila:

• prevzel vlogo in obveznosti organizatorja posameznih javnih prireditev v okviru novoletnega prireditvenega programa ter odgovornost za njihovo organizacijo in izvedbo v skladu z veljavnimi predpisi;
• zagotovil celotno organizacijo in izvedbo novoletnega prireditvenega programa ter na svoje stroške in odgovornost izvedel vse potrebne prijave in postopke, pridobil vsa dovoljenja, soglasja, zavarovanja in druga dokazila, potrebna za zakonito izvedbo posameznih prireditev, ter poskrbel za ureditev potrebnih zapor in prometnega režima v zvezi z izvedbo prireditev;
• zagotovil ustrezen oder ter po potrebi tudi prireditveni šotor oziroma drugo ustrezno zaščito pred vremenskimi vplivi ter poskrbel za ustrezno postavitev, varno uporabo in odstranitev navedene opreme, po zaključku prireditev pa tudi za popolno čiščenje in ureditev prizorišča v dogovorjenem roku. V primeru neugodnih vremenskih razmer, ki še omogočajo varno izvedbo prireditve, je sprememba lokacije posamezne prireditve mogoča le po predhodnem dogovoru in s soglasjem Javnega zavoda za turizem Dolina Soče in Občine Bovec, pri čemer je možen tudi dogovor o uporabi šotora v lasti Občine Bovec;
• izvedel posamezne prireditve in celoten ponujeni program v obsegu in na način, kot izhaja iz njegove oddane ponudbe, ter zagotovil organizacijo, izvedbo in koordinacijo vseh nastopajočih in drugih programskih aktivnosti;
• zagotovil organizacijo in izvedbo gostinske ponudbe hrane in pijače v skladu z oddano ponudbo in veljavnimi predpisi;
• določil vodjo posamezne prireditve ter zagotovil rediteljsko službo, zdravstveno varstvo na prireditvi in druge službe oziroma osebje v obsegu, ki ga zahtevajo veljavni predpisi in značilnosti posamezne prireditve;
• zagotovil vse potrebne tehnične, elektro, komunalne in druge podporne storitve za nemoteno in varno izvedbo posameznih prireditev;
• pravočasno uredil vse prijave, dovoljenja, evidence in druge obveznosti v zvezi z uporabo avtorsko in sorodnopravno varovanih del ter poravnal pripadajoča nadomestila pristojnim kolektivnim organizacijam;
• izvedel promocijske aktivnosti v obsegu in na način, kot izhaja iz oddane ponudbe;
• kril vse stroške, dajatve in druge izdatke, potrebne za popolno izvedbo vseh obveznosti po tem javnem povabilu in oddani ponudbi.

V primeru odpovedi novoletnega prireditvenega programa zaradi okoliščin višje sile, zlasti naravnih nesreč ali izrednih vremenskih razmer, je izvajalec upravičen do povračila dejansko nastalih, izkazanih in nepovratnih stroškov ter obveznosti do nastopajočih in drugih podizvajalcev, ki jih kljub odpovedi ni mogoče zmanjšati ali odpraviti. Izvajalec mora upravičenost do povračila ustrezno dokazati ter storiti vse potrebno za zmanjšanje stroškov. Skupni znesek povračila v nobenem primeru ne more preseči skupne pogodbene vrednosti.

3. RAZPOLOŽLJIVA SREDSTVA

Za organizacijo in izvedbo celotnega novoletnega prireditvenega programa po tem javnem povabilu je na voljo največ 28.000,00 EUR brez DDV, zato ponudbena cena brez DDV navedenega zneska ne sme presegati. Če je ponudnik v skladu z veljavnimi davčnimi predpisi dolžan obračunati DDV, se DDV obračuna dodatno.

4. OBRAVNAVA IN IZBOR PONUDB

V obravnavo bodo uvrščene pravočasno oddane ponudbe. Če ponudba ne vsebuje vseh zahtevanih podatkov, prilog ali dokazil oziroma je v posameznem delu nejasna, lahko Javni zavod za turizem Dolina Soče ponudnika pozove k dopolnitvi ali dodatnemu pojasnilu ponudbe ter mu določi rok za predložitev zahtevane dopolnitve oziroma pojasnila.

Dopolnitev oziroma pojasnilo ponudbe je dopustno le, če se z njim ne spreminjajo bistveni elementi prvotno oddane ponudbe. Po poteku roka za oddajo ponudb ni dovoljeno spreminjati zlasti skupne ponudbene cene, ponujenega programa, navedenih nastopajočih ali drugih elementov ponudbe, ki vplivajo na njeno vsebino ali ocenjevanje.

Če ponudnik zahtevane dopolnitve oziroma pojasnila ne predloži v določenem roku in zaradi manjkajočih podatkov ali dokazil ni mogoče preveriti izpolnjevanja zahtev tega javnega povabila, lahko Javni zavod za turizem Dolina Soče ponudbo izloči iz nadaljnje obravnave.

Pri izboru med ponudbami, ki izpolnjujejo vse zahteve tega javnega povabila, se bodo upoštevali kakovost in vsebinska zasnova ponujenega programa, reference in izkušnje ponudnika, predlagane promocijske aktivnosti ter ponudbena cena. Pri presoji bo največji poudarek na kakovosti, raznolikosti in primernosti programa za posamezne ciljne skupine ter smiselnost in izvedljivost predlaganega programa.

Izbrana bo ponudba, ki bo po celoviti presoji navedenih meril ocenjena kot najprimernejša za izvedbo novoletnega prireditvenega programa.

Javni zavod za turizem Dolina Soče bo pred sprejemom končne odločitve o izboru pridobil mnenje Občine Bovec.

Javni zavod za turizem Dolina Soče si pridržuje pravico, da ne izbere nobene od prejetih ponudb oziroma da javno povabilo zaključi brez izbora ponudnika.

5. VELJAVNOST IN VEZANOST PONUDBE

Ponudba mora biti veljavna najmanj 90 dni od poteka roka za oddajo ponudb. Ponudnik je v tem obdobju vezan na oddano ponudbo.

Ponudnik z oddajo ponudbe potrjuje, da v navedenem obdobju ostaja vezan na ponudbeno ceno, ponujeni program, navedene nastopajoče ter druge bistvene elemente ponudbe.

Sprememba nastopajočih ali drugih bistvenih elementov ponujenega programa po oddaji ponudbe je dovoljena le iz utemeljenih razlogov in s predhodnim pisnim soglasjem Javnega zavoda za turizem Dolina Soče.

Izbrani ponudnik bo pred sklenitvijo pogodbe povabljen na usklajevalni razgovor. Namen razgovora je uskladitev izvedbenih in organizacijskih podrobnosti ter priprava pogodbe. Usklajevalni razgovor ne predstavlja ponovnih pogajanj o ponudbi in ne omogoča spremembe ponudbene cene ali drugih bistvenih elementov izbrane ponudbe.

S pogodbo bodo podrobneje opredeljene pravice, naloge in obveznosti pogodbenih strank, pri čemer pogodba ne sme zmanjševati obsega obveznosti, ki jih je izbrani ponudnik prevzel z oddano ponudbo in podpisano izjavo.

6. ROK IN NAČIN ODDAJE PONUDBE

Ponudba mora prispeti najkasneje do 7. septembra 2026 do 12.00:

• po pošti oziroma osebno na naslov: Javni zavod za turizem Dolina Soče, Rupa 17, 5230 Bovec, ali
• po elektronski pošti na naslov: .

Za pravočasno se šteje ponudba, ki do navedenega roka prispe na navedeni naslov oziroma elektronski naslov. Ponudbe, prejete po poteku roka, ne bodo obravnavane.

Ponudniki bodo o izboru obveščeni po elektronski pošti na elektronski naslov, naveden v ponudbi.

7. DODATNA POJASNILA

Vprašanja in zahteve za dodatna pojasnila v zvezi z vsebino javnega povabila lahko ponudniki posredujejo Javnemu zavodu za turizem Dolina Soče, kontaktni osebi Tei Florjančič, na elektronski naslov .

Dodatna pojasnila v zvezi z vsebino javnega povabila se zagotavljajo v pisni obliki.

Javni zavod za turizem Dolina Soče
Erika Kašca Špolad, v. d. direktorja

Priloga 1 – Predloga za pripravo ponudbe

Priloga 2 – Izjava ponudnika o prevzemu obveznosti